Belegmanagement im Back-Office

Deine Rechnungen gehen im Postfach unter. Bärbel legt sie dorthin, wo sie hingehören.

Rechnungen kommen per Mail, zwischen Newslettern, Angeboten und Kundenanfragen. Und am Monatsende suchst du. Bärbel holt die Rechnungen aus deinem Postfach, sortiert sie und legt sie automatisch ab. Ohne dein Zutun.

Kennenlerncall buchen Was Bärbel erledigt

30 Minuten, kostenlos, ohne Vorbereitung.

Porträt von Bärbel, KI-generiertKI-generiertBärbelBelegmanagement
  1. 1Eine Rechnung kommt per MailSie landet in deinem Postfach, wie jeden Tag.E-Mail-PostfachRechnung im Anhang
  2. 2Bärbel holt sie raus und sortiertÜber eine Automatisierung. Du verschiebst nichts und sortierst nichts vor.
  3. 3Abgelegt, wo sie hingehörtNach der Ordnung, die du einmal festlegst. Und wieder auffindbar, wenn jemand fragt.

Welche Postfächer, Ordner oder Programme angebunden werden, klären wir im Kennenlerncall.

Aus dem Postfachstatt suchen und weiterleiten
Automatisch abgelegtnach deiner Ordnung
Individuell eingerichtetje nach Bedarf
Server in der EUDatenschutz klären wir im Call
Das Problem

Rechnungen sind keine Arbeit. Bis du eine suchst.

Du hast dich selbständig gemacht, um deine Arbeit zu machen. Nicht, um Papier zu sortieren. Trotzdem holt dich das Rechnungschaos jedes Monat wieder ein.

  1. Die Rechnung kam per Mail. Irgendwann im Frühjahr. Von wem genau, weißt du nicht mehr.
  2. Die Rechnung vom Lieferanten liegt zwischen Newslettern und Kundenmails. Ungelesen, seit drei Wochen.
  3. Jeden Anhang lädst du einzeln herunter, benennst ihn um und schiebst ihn in einen Ordner. Wenn du daran denkst.
  4. Die Steuerberatung fragt nach einer einzigen Rechnung. Du suchst im Postfach und findest sie nicht.
  5. Am Ende des Quartals sitzt du am Sonntag da und sortierst, statt bei deiner Familie zu sein.

Das kostet dich mehr als Zeit.

Jede Rechnung, die fehlt, ist eine Rückfrage. Jede Rückfrage holt dich aus deiner eigentlichen Arbeit. Und das schlechte Gewissen wegen dem vollen Postfach arbeitet sowieso jeden Tag mit.

Bärbel nimmt dir genau diesen Teil ab: Rechnungen aus dem Postfach holen, sortieren, ablegen. Damit die Ordnung nicht davon abhängt, ob du gerade Zeit hast.

Ordnung ist keine Charakterfrage. Sie ist eine Frage des Systems.

Was Bärbel erledigt

Eine Mitarbeiterin für das, was sonst liegen bleibt.

Bärbel ist kein Programm, das du bedienen musst. Sie arbeitet im Hintergrund, Rechnung für Rechnung. So läuft es auch bei Gernot selbst: Bärbel holt seine Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach, sortiert sie und legt sie automatisch ab. Dahinter steckt eine Automatisierung, bei Gernot mit Make.

Ehrlich gesagt: Welche Postfächer, Ordner oder Programme angebunden werden, ist bei jedem Betrieb anders. Das klären wir im Kennenlerncall. Danach weißt du genau, was Bärbel bei dir übernimmt.

Was sich für dich ändert

Weniger suchen. Mehr arbeiten.

Es geht nicht um eine schöne Ablage. Es geht darum, was du mit der Zeit und dem Kopf machst, die frei werden.

So läuft es heute

  • Rechnungen gehen zwischen Newslettern und Kundenmails unter
  • Ablegen passiert, wenn du Zeit hast. Also selten.
  • Am Monatsende wird gesucht und nachgefragt
  • Die Steuerberatung wartet auf fehlende Rechnungen
  • Das volle Postfach erinnert dich jeden Tag daran

So läuft es mit Bärbel

  • Rechnungen werden aus dem Postfach geholt, sobald sie da sind
  • Rechnungen sind abgelegt, ohne dass du daran denkst
  • Monatsende ohne Sortier-Sonntag
  • Wenn jemand fragt, weißt du, wo die Rechnung liegt
  • Dein Kopf ist frei für Kunden statt für Anhänge
Ablauf

In drei Schritten startklar.

Du musst eine Sache tun: den Kennenlerncall buchen. Den Rest richten wir mit dir ein.

1

Kennenlerncall

Wir schauen, wo deine Rechnungen heute landen.
  • Kostenlos und unverbindlich
  • Etwa 30 Minuten
  • Keine Vorbereitung nötig
2

Einrichtung

Deine Ordnung, deine Regeln.
  • Welche Postfächer angebunden werden
  • Wo und wie Rechnungen abgelegt werden
  • Datenschutz und Auftragsverarbeitung
3

Bärbel läuft

Ab jetzt wird abgelegt, nicht gesucht.
  • Bärbel arbeitet im Hintergrund
  • Du behältst den Überblick
  • Wir bleiben an deiner Seite

Was kostet Bärbel?

Bärbel wird nach Aufwand abgerechnet, je nachdem, was Bärbel für dich übernimmt. Den Rahmen klären wir im Kennenlerncall, bevor etwas startet.

Kennenlerncall buchen
Teil des Teams

Bärbel arbeitet nicht allein.

Bärbel gehört zum Back-Office der Digitalen Mitarbeiter. Amelie nimmt das Telefon ab, Paul schreibt die Protokolle, Bärbel hält die Belege in Ordnung. Im Content arbeiten Colin und Mia. Die Porträts sind KI-generiert, die Mitarbeiter sind Software.

Porträt von Amelie, KI-generiertKI-generiertAmelieTelefon, Termine und KalenderAmelie kennenlernen
Porträt von Paul, KI-generiertKI-generiertPaulProtokollantPaul kennenlernen
Porträt von Colin, KI-generiertKI-generiertColinKarussell-CreatorColin kennenlernen
Porträt von Mia, KI-generiertKI-generiertMiaLead-MagnetenMia kennenlernen
Das ganze Team ansehen
Häufige Fragen

Was du jetzt wissen willst.

Was macht Bärbel genau?

Bärbel ist eine digitale Mitarbeiterin für Belegmanagement. Sie holt Rechnungen aus deinem E-Mail-Postfach, sortiert sie und legt sie automatisch ab, nach einer Ordnung, die wir bei der Einrichtung mit dir festlegen. Du musst nichts herunterladen und nichts einsortieren.

Wie funktioniert das technisch?

Über eine Automatisierung, die im Hintergrund läuft. Bei Gernot selbst läuft das mit Make: Bärbel holt seine Rechnungen aus dem Postfach, sortiert sie und legt sie ab. Bei dir wird Bärbel individuell eingerichtet, je nach Bedarf.

Ersetzt Bärbel meine Buchhaltung oder meine Steuerberatung?

Nein. Bärbel sorgt dafür, dass deine Rechnungen aus dem Postfach geholt, sortiert und abgelegt sind. Buchen, Steuern und Beratung bleiben bei dir und deiner Steuerberatung. Bärbel nimmt dir die Sucherei davor ab.

Mit welcher Buchhaltungssoftware arbeitet Bärbel zusammen?

Das hängt von deinem Setup ab. Welche Postfächer, Ordner oder Programme angebunden werden, klären wir im Kennenlerncall. Danach sagen wir dir ehrlich, was Bärbel bei dir übernehmen kann.

Brauche ich technische Kenntnisse?

Nein. Gernot und sein Team übernehmen die Einrichtung. Du musst weder programmieren noch ein neues Programm lernen.

Wo liegen meine Rechnungen, und ist das DSGVO-konform?

Die Systeme laufen auf Servern in der EU. Auftragsverarbeitung und Datenschutz besprechen wir im Kennenlerncall, bevor Bärbel die erste Rechnung sieht.

Was kostet Bärbel?

Bärbel wird nach Aufwand abgerechnet, je nachdem, was Bärbel für dich übernimmt. Den Rahmen klären wir im Kennenlerncall, bevor etwas startet.

Wie schnell ist Bärbel einsatzbereit?

Das hängt davon ab, wie viele Postfächer und Ablagen dazugehören. Den Zeitplan bekommst du im Kennenlerncall, bevor etwas startet.

Schluss mit dem Rechnungschaos.

Ein Gespräch mit Gernot, 30 Minuten, kostenlos. Danach weißt du, was Bärbel bei dir übernimmt.

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